Panduan Temuduga Kerja Kerajaan

Pada waktu ini kita sedar bahawa ramai yang memohon untuk bekerja di jabatan kerajaan kerana beberapa sebab yang tertentu. Antaranya skim pencen yang boleh menjamin masa depan setelah berhenti serta faedah-faedah lain yang agak menarik jika dibandingkan dengan apa yang ditawarkan oleh kerajaan pada waktu dahulu.

Oleh kerana permohonan yang diterima sangat banyak dan jumlah calon yang layak juga besar berbanding dengan kekosongan yang ada, sesi temuduga akan diadakan untuk membuat saringan diantaranya atas sebab-sebab berikut:

• Majikan samada pengarah atau ketua jabatan yang akan menjadi penemuduga mahu mengenali calon secara lebih dekat dan menilai dari segi fizikal samada calon sesuai untuk melakukan tugas-tugas yang akan diberi. Untuk tujuan ini, penampilan diri akan dinilai pada hari temuduga tersebut;
• Cara seseorang calon berkomunikasi samada dari segi nada suara, gaya bahasa yang dituturkan, bahasa yang tidak dituturkan iaitu gaya gerak badan semasa sesi temuduga, cara duduk dan pergerakan anggota badan semasa memberi jawapan dan sebagainya;
• Sikap seseorang individu akan dapat dikenal pasti melalui maklum balas kepada pertanyaan yang diajukan. Isi kandungan jawapan yang diutarakan seseorang calon akan membantu penemuduga menganalisa samada calon sudah membuat persediaan yang cukup atau sambil lewa. Ciri-ciri seperti adakah calon seorang yang pentingkan diri sendiri atau suka membuat kerja dalam kumpulan dan sebagainya akan dapat ditentukan melalui sesi soal jawab temuduga.
• Waktu sesi temuduga akan digunakan untuk menyemak dan menganalisa semua dokumen kelayakan, sijil-sijil dan surat sokongan yang berkaitan. Penemuduga akan dapat kenal pasti bahawa tiada maklumat yang palsu diberi semasa mengisi boring permohonan dengan menyemak sijil atau dokumen asal.
• Penemuduga juga akan menilai samada calon betul-betul berminat untuk bekerja di jabatan yang dipohon. Ini adalah kerana ada segelintir calon yang membuat permohonan kerana desakan ahli keluarga.

Apabila anda memahami apa yang ingin dicari dan dilihat oleh penemuduga semasa sesi temuduga, pencarian maklumat akan menjadi lebih mudah. Anda juga akan lebih fokus dan dapat membuat persediaan dengan lebih teratur.

Pertama sekali anda harus fikirkan dan membuat persediaan bagaimana harus anda menarik perhatian penemuduga terhadap penampilan anda bermula saat anda melangkah ke bilik temuduga. Pakaian yang bersih, sopan dan menjaga tata susila seorang individu perlu dijaga. Jangan pula memilih pakaian yang terlalu bergaya seperti anda ingin ke majlis makan malam dan sebagainya. Pakaian yang anda pakai mestilah selesa kerana anda tidak pasti tempoh masa yang akan diambil oleh penemuduga.

Contoh pakaian yang sopan dan tidak menjolok mata, kemas dan bersesuaian ialah baju kurung untuk calon wanita dan kemeja berlengan panjang serta berseluar panjang bukan dari jenis kain “jeans” bagi calon lelaki. Bagi calon lelaki juga, jangan lupa untuk memakai stokin yang sesuai iaitu yang berwarna gelap dan bukan yang menonjol seperti berbelang dan sebagainya. Pakailah tali leher dan jaket atau kot untuk gaya yang lebih yakin. Bagi calon wanita pula, anda mestilah memakai kasut yang menutup kaki dan tumit kasut yang tidak terlalu tinggi supaya anda selesa untuk berjalan masuk dan keluar bilik. Anda pasti tidak mahu sesuatu menimpa seperti kemalangan kecil berlaku di tempat temuduga bukan? Penampilan diri semasa masuk, duduk, bercakap dan keluar dari bilik temuduga mestilah dijaga. Setiap langkah dan tutur kata boleh memberi kesan terhadap prestasi temuduga anda.

Cara anda berkomunikasi amatlah penting. Anda dinasihatkan untuk memandang penemuduga yang mengajukan soalan apabila menjawab. Adalah tidak beradab jika anda berkomunikasi dengan penemuduga tetapi pandangan diarahkan ke tempat lain. Walaupun anda kurang yakin dengan jawapan yang akan anda utarakan, anda perlu teruskan sahaja dengan nada suara yang selesa dan menunjukkan riak muka yang yakin.

Walaupun gugup, anda harus tenangkan diri dahulu, mungkin anda boleh berbual ringan untuk menghilangkan rasa gementar anda sebelum mula bercakap kerana ini akan membantu menenangkan diri.

Persiapan diri dari segi mengumpul maklumat pula akan membantu anda menjawab soalan yang diajukan penemuduga dengan lebih yakin. Dokumen atau bahan rujukan yang perlu anda baca untuk mencari maklumat dan membuat persediaan sebelum menghadiri sesi temuduga termasuk dokumen pekeliling bagi perkhidmatan awam yang menyediakan maklumat seperti tangga gaji penjawat awam, maklumat berkenaan cuti, kenaikan pangkat dan sebagainya.

Anda perlu membaca akhbar dan mengetahui isu-isu semasa yang berlaku di dalam dan luar negara. Penemuduga biasanya akan mengajukan soalan tentang dasar kerajaan dan maklumat berkaitan laporan ekonomi Negara. Oleh itu, calon dinasihatkan untuk melengkapkan diri dengan beberapa maklumat pengetahuan am yang penting seperti objektif dan peranan Rancangan Malaysia ke 8 (RMK8) atau RMK9 dan sebagainya. Lain-lain maklumat yang mungkin akan ditanya adalah tentang perbezaan antara Dewan Undangan Negeri dan Parlimen. Fungsi Sultan di setiap negeri dan juga fungsi yang Dipertuan Agong. Calon juga perlu mengingati nama-nama menteri setiap kementerian.

Calon juga boleh bertanya penjawat awam yang dikenali tentang maklumat yang perlu untuk membantu menjawab soalan denganlebih lancar dan yakin.

Mencari maklumat melalui laman sesawang jabatan yang berkenaan terutamanya jabatan yang anda pohon. Terdapat juga laman blog yang ditulis oleh calon-calon yang pernah menghadiri sesi temuduga. Walau bagaimanapun, anda mesti berhati-berhati untuk tidak mengambil terus maklumat dari laman blog kerana sesetengah tulisan di blog adalah tidak relevan.

Anda perlu mengawal diri semasa berkomunikasi supaya sikap anda yang positif dapat ditonjolkan sekali gus memberi anda markah yang lebih dalam sesi temuduga tersebut. Sikap seperti amalan menepati masa, tidak suka memberi alasan, suka membantu orang lain dan sebangainya akan dianalisa oleh penemuduga dengan pertanyaan pelbagai bentuk soalan. Anda perlu bijak menilai dan menjawab dengan betul.

Apabila anda dipanggil untuk temuduga pastikan anda mencatat segala butiran berkenaan jawatan yang ditawarkan, tempat dan masa temuduga. Anda mesti bersedia untuk menerangkan dengan yakin kenapa anda ingin menyertai jabatan kerajaan. Antara jawapan yang anda boleh berikan ialah tujuan anda untuk menyumbang bakti kepada rakyat dan negara kerana anda mempunyai kemahiran tertentu seperti pengendalian komputer dan sebagainya.

Anda mesti mengumpul segala maklumat berkenaan jabatan yang terlibat dan nama-nama penting di dalam carta organisasi jabatan. Lebih baik lagi jika anda boleh menghafal maklumat tersebut untuk membantu anda menjawab soalan yang berkaitan semasa sesi temuduga

Anda dinasihatkan juga untuk menghafal Rukun Negara dan boleh mengolah maksudnya sekali. Fikirkan contoh-contoh yang boleh anda kaitkan bagaimana anda akan terjemahkan Rukun Negara dan diri anda apabila anda berjaya dalam temuduga dan jawatan yang dipohon.

Soalan berkaitan integriti seperti Pelan Integriti Nasional dan maklumat tentang rasuah adalah penting untuk anda kuasai.

Dapatkan maklumat daripada rujukan yang bagus, buat peta minda supaya senang anda ingat apabila ditanya, jawapan akan jadi lebih teratur. Isi jawapan yang teratur akan membuatkan penemuduga tidak keliru dan lebih gembira.

Calon mestilah bijak untuk menekankan kenapa pihak jabatan tersebut perlu memberi peluang kepadanya untuk berkhidmat di jabatan tersebut. Berikan contoh yang sesuai bagaimana jabatan akan dapat manfaat apabila mengambil anda sebagai pekerja.

Buat rujukan tentang apakah tugas yang akan dilakukan untuk jawatan yang dipohon. Nyatakan kesediaan anda untuk bertugas diluar daerah jika perlu. Calon yang fleksibel dan mudah untuk diajak berunding akan mendapat lebih markah positif daripada penemuduga.

Nyatakan kesediaan anda untuk bekerja lebih masa apabila diperlukan. Berikan contoh bagaimana anda sebagai seotrang pelajar di universiti adalah seorang yang akan bekerja tanpa mengira masa supaya objektif yang ditetapkan tercapai.

Jangan lupa untuk membawa dokumen asal dan salinan dokumen untuk semakan oleh penemuduga.

Calon temuduga perlu ingat untuk mengelak diri daripada melakukan kesilapan-kesilapan berikut supaya peluang untuk ke tahap seterunya adalah cerah:

• Menepati masa adalah suatu perkara yang perlu anda titik beratkan. Jangan sekali-kali anda hadir ke tempat temuduga lewat walaupun satu saat. Oleh itu, mulakan perjalanan ke tempat temuduga lebih awal. Jika anda terpaksa menaiki pengangkutan awam, sila semak jadual terlebih dahulu. Jangan menangguh untuk menyemak jadual pengangkutan awam pada hari temuduga. Jika perlu, minta pertolongan ahli keluarga untuk menghantar anda ke tempat temuduga. Jika anda lewat, anda tidak akan bertenang dan sukar untuk menumpukan perhatian semasa sesi temuduga. Ini akan menjadikan peluang anda untuk ke tahap seterusnya terbantut;
• Kurang persediaan adalah kelemahan yang amat ketara yang akan menjejaskan peluang anda untuk berjaya dalam sesi temuduga;
• Calon dinasihatkan supaya tidak bercakap terlalu banyak supaya jawapan yang anda utarakan tidak berputar belit dan mengendungi maklumat yang tidak bernas;
• Semasa berkomunikasi, calon diingatkan supaya menunjukkan rasa yakin. Jangan teragak apabila menjawab soalan. Walau bagaimnapun, sikap yang terlebih yakin juga mungkin tidak akan membantu calon untuk menambat hati penemuduga. Sikap terlebih yakin selalunya melambangkan calon ialah seorang yang suka meninggi diri;
• Pakaian yang tidak sesuai seperti yang telah dihuraikan dengan lebih lanjut pada permulaan panduan ini;
• Berhati-hati semasa berjabat tangan atau bersalam dengan penemuduga. Calon mesti menjaga tata tertib bersalam antara bukan muhrim bagi individu muslim. Salaman yang lemah melambangkan individu yang tidak mempunyai keyakinan.
• Calon dinasihatkan supaya tidak menipu samada semasa menjawab soalan atau apabila memberi maklumat peribadi. Anda mesti selalu berterus terang.
• Individu yang suka mengkritik pihak lain tidak akan mendapat sokongan daripada penemuduga. Sikap ini perlu dijauhi.

Sesi temuduga yang bagus sepatutnya berjalan dengan komunikasi dua arah. Calon dinasihatkan untuk menyiapkan beberapa soalan untuk diajukan kepada penemuduga. Soalan yang diajukan mestilah yang berkaitan dengan jabatan, tugas-tugas yang akan dibuat, kemudahan yang disediakan oleh jabatan seperti kelab sukan dan sebagainya. Akan tetapi anda mesti berhati-hati supaya tidak mengajukan soalan yang mengundang kontroversi atau maklumat yang sudah pun anda perolehi semasa sesi temuduga.

Untuk menunjukkan anda amat berminat dengan jawatan yang anda pohon, anda patut mengajukan soalan tentang tempoh diambil oleh jabatan untuk megeluarkan keputusan samada anda berjaya atau sebaliknya.

Untuk menambat hati dan memberi anda satu kelebihan untuk berjaya, calon dinasihatkan untuk menghantar surat yang ringkas tanda terima kasih anda kepada setiap penemuduga selepas sesi temuduga.